Ottimizzare questo processo è vitale per rendere gli incassi tempestivi e aumentare soddisfazione e fidelizzazione dei clienti. Paghiamoci ti offre un set di strumenti per automatizzarlo e renderlo più ordinato ed efficace.
Con il termine ciclo attivo si intende l’insieme di operazioni che riguardano il rapporto tra un’azienda e i suoi clienti in relazione alla vendita a questi ultimi di un prodotto o servizio e determinano i crediti commerciali di un’impresa. Questo processo si articola in varie fasi e va dalla presa di contatto sino al pagamento che comprende fatturazione e incasso per l’erogazione del bene o servizio pattuito. Fra questi due estremi vi sono una serie di passaggi intermedi di estrema importanza: la predisposizione di un preventivo, l’effettuazione e conferma di un ordine, l’evasione dell’ordine, la gestione delle contestazioni.
Tanto più queste fasi sono svolte con precisione e in maniera coordinata e tanto più l’intera fase sarà efficiente e centrerà gli obiettivi: rendere gli incassi più tempestivi e incrementare il cash flow aziendale incidendo positivamente sulla liquidità e la solvibilità dell’azienda e di conseguenza sulla sua tenuta e il suo sviluppo.
Conosciuto con l’acronimo di OTC (Order To Cash), il macro processo in questione coinvolge inoltre diversi reparti aziendali.
Quali sono gli errori più comuni che si commettono nella gestione del ciclo attivo?
Solitamente gli errori più ricorrenti nella gestione del ciclo attivo riguardano:
- mancanza di un sistema di monitoraggio efficace e in tempo reale che riguarda le fatture emesse, i pagamenti ricevuti e in sospeso che conduce a ritardi nei pagamenti e a problemi di liquidità;
- non avere una chiara strategia di gestione del credito che può includere l’assenza di termini di pagamento chiari, la mancanza di un processo per la gestione dei ritardi di pagamento e l’incapacità di identificare i clienti a rischio;
- non avere strumenti di ottimizzazione del flusso di cassa e quindi non essere in grado di migliorare tempi di incasso e liquidità disponibile;
- essere privi di uno strumento di fatturazione efficiente;
- sottovalutare l’importanza della relazione con il cliente perché un buon servizio clienti aiuta a migliorare i tempi di pagamento;
Quali sono gli effetti di una cattiva gestione del ciclo attivo?
La cattiva gestione del ciclo attivo può causare vari problemi di differente ordine e complessità: rimanenze o problemi di magazzino, farraginosità nell’incassare i pagamenti, perdita di controllo nel processo di emissione delle fatture, tensioni nel rapporto con i clienti con l’incremento delle contestazioni e la conseguente insoddisfazione sino a giungere alla perdita dei clienti.
Quali sono gli effetti di una buona gestione del ciclo attivo?
La gestione efficiente e ottimizzata del ciclo attivo ha molteplici riflessi positivi sull’azienda e sul suo stato di salute complessivo:
- riduce i costi legati all’evasione di un’ordine per il bene o servizio da erogare;
- migliora il processo di consegna;
- riduce al minimo le attività manuali abbassando anche le percentuali di errore;
- offre un’esperienza migliore al cliente aumentandone soddisfazione e fidelizzazione;
- migliora i flussi di cassa;
In che modo “Paghiamoci” rafforza il ciclo attivo di un’azienda?
L’ingresso nel network “Paghiamoci” determina benefici anche sul ciclo attivo di un’azienda. Obiettivo conseguito in vari modi grazie a un ampio e vario set di strumenti messi a disposizione di ciascun aderente.
Il sistema di gestione e di monitoraggio centralizzato dei crediti commerciali presente in piattaforma consente di caricare e visualizzare le fatture in modo semplice, tenere sotto controllo i pagamenti in tempo reale e creare procedure personalizzate, efficaci ed efficienti verso i propri clienti in modo tale da accorciare il tempo necessario a incassare i crediti e migliorando il flusso di cassa.
Gli algoritmi proprietari e l’uso dell’IA consentono di scandagliare i flussi finanziari all’interno della rete e sono in grado di sbloccare cicli e catene di pagamenti che si auto sostengono senza il bisogno di ricorrere a finanziamenti esterni. La liquidità intrappolata diventa così una risorsa preziosa grazie a questa sorta di navigatore che identifica i percorsi più efficienti per il pagamento delle fatture. Ciò riduce drasticamente i tempi di pagamento e gli insoluti, migliorando ulteriormente il cash flow.
Un altro prezioso alleato è il servizio di Dynamic Discount, altamente personalizzabile, che consente alle aziende di beneficiare di sconti e incentivi per i pagamenti anticipati delle fatture. Infine l’assistente virtuale configurato all’interno di Paghiamoci e alimentato dall’intelligenza artificiale è in grado di erogare supporto e consulenza finanziaria, fornendo preziosi suggerimenti per la gestione ottimale del ciclo attivo.
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