Aderire a “Paghiamoci” aiuta a monitorare con puntualità e a migliorare questo aspetto della vita di ogni azienda.
Il ciclo passivo è l’insieme di operazioni effettuate con i fornitori e determina i debiti commerciali di un’impresa.
Il suo monitoraggio puntuale consente di avere sotto controllo l’insieme di attività da cui scaturiscono gli impegni nei confronti dei fornitori e, quindi, tutte le spese che dovranno essere sostenute in un certo periodo di tempo.
Il ciclo passivo comprende diverse fasi:
-Analisi del fabbisogno che include l’identificazione delle necessità di materiali o servizi necessari per sostenere le operazioni dell’azienda;
-Stabilire un budget per l’acquisto di beni o servizi così da pianificare e controllare le spese in modo oculato;
-Selezione del fornitore migliore, valutando preventivi e costi;
-Realizzazione e invio dell’ordine per l’acquisto dei beni o servizi richiesti;
-Solleciti per garantire che l’ordine sia evaso tempestivamente e non ci siano ritardi nella consegna;
-Gestione dell’entrata delle merci che comprende l’aggiornamento dell’inventario e il controllo della conformità dei prodotti ricevuti;
-Registrazione della fattura e pagamento dopo aver ricevuto le merci o i servizi e questo sia per fini gestionali che per adempiere agli aspetti civilistici e fiscali;
-Pagamento del fornitore secondo le condizioni e i tempi stabiliti.
Quali sono gli effetti di una buona gestione del ciclo passivo?
Avere una buona gestione del ciclo passivo determina diversi vantaggi:
- miglioramento della liquidità con conseguente garanzia che ci siano sempre fondi sufficienti a copertura delle spese correnti;
- riduzione dei costi perché si evitano interessi sui ritardi nei pagamenti o si possono sfruttare sconti se si fanno pagamenti anticipati;
- rafforzamento relazioni con i fornitori in conseguenza di pagamenti puntuali e di comunicazioni chiare che migliorano i termini di pagamento e anche a maggiore flessibilità;
- ottimizzazione della pianificazione finanziaria in modo da consentire previsioni accurate sui pagamenti e tempo utile per assicurarsi la presenza di fondi a copertura;
- riduzione del rischio con la possibilità di scongiurare il sovra indebitamento e dotando l’azienda di risorse per fronteggiare imprevisti finanziari;
Quali sono gli effetti di una cattiva gestione del ciclo passivo?
Una cattiva gestione del ciclo passivo può avere diversi effetti negativi per un’azienda. Tra i più rilevanti:
- problemi di liquidità (se non si gestiscono i pagamenti ai fornitori nella maniera più corretta ci si potrebbe trovare a corto di liquidità);
- deterioramento delle relazioni con i fornitori (pagamenti mancati o in ritardo possono spingere a interrompere gli affari o a modificare i termini di pagamento);
- aumento dei costi (interessi sui ritardi e sanzioni);
- problemi di reputazione (nuovi fornitori ma anche nuovi clienti si tengono a distanza);
- difficoltà nella pianificazione finanziaria (diventa complicato avere un quadro esatto delle finanze aziendali);
Ma quali sono gli errori più comuni nella gestione del ciclo passivo?
Gli errori nella gestione del ciclo passivo possono essere di varia natura e comprendono:
- scarsa comprensione degli strumenti di copertura;
- mancata o inadatta gestione del rischio;
- sopravvalutazione delle previsioni e sottovalutazione degli scenari probabilistici;
- assenza di una policy aziendale chiara sulla gestione del rischio;
In che modo “Paghiamoci” aiuta le aziende nella gestione ottimale del ciclo passivo?
“Paghiamoci” è un’ottima soluzione per la gestione del ciclo passivo della tua azienda. La nostra piattaforma permette di avere sempre sotto controllo tutte le fatture passive con le informazioni essenziali (prezzo, quantità, data) che possono essere monitorate in tempo reale. Ciò assicura non solo il rilevamento puntuale dei flussi, ma anche controlli tempestivi nel caso di richieste da parte dei fornitori.
Inoltre, grazie a “Paghiamoci”, si possono visualizzare i costi sostenuti per l’acquisto di beni o servizi, ad esempio tenendo traccia delle spese per ogni fornitore o categoria di spesa. Questo consente di identificare eventuali aree in cui è possibile ridurre i costi e di negoziare condizioni migliori con i fornitori.
Infine, con “Paghiamoci”, si pianificano facilità i pagamenti delle fatture, ottimizzando così la gestione della liquidità aziendale. È possibile inoltre scegliere la soluzione migliore per i pagamenti impostando il Dynamic Discount o caricando le fatture su Network Finance, il nostro rivoluzionario sistema basato su intelligenza artificiale e Big Data pensato per abbattere drasticamente i tempi di pagamento dei debiti commerciali.
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